El uso compartido interno de informes te permite gestionar el acceso a los informes que creas, facilitando la colaboración de tus compañeros mientras mantienes el control sobre el acceso a datos y modificaciones. Esto protege la información sensible y mantiene la integridad del informe.
Para compartir informes con tus compañeros, ellos también deben tener permisos de informes en tu espacio de trabajo.
Cómo compartir un informe
Haz clic en el botón Compartir en la parte superior de tu informe para configurarlo como privado, compartirlo con compañeros o roles seleccionados, o hacerlo accesible para todos con permisos de informes en tu espacio de trabajo.
Niveles de acceso al informe
Puedes especificar el nivel de acceso que cada compañero o rol tiene a tu informe.
Acceso completo: Permite a los compañeros editar, eliminar y compartir informes con otros, otorgando control total sobre el contenido y la difusión del informe.
Solo explorar: Permite a los compañeros ajustar filtros, profundizar en los datos para análisis detallados y exportar datos, sin poder alterar la estructura o contenido fundamental del informe.
Solo ver: Permite a los compañeros ver los datos del informe, sin capacidad para hacer cambios, ajustar filtros o exportar datos.
Compañeros con acceso
El acceso a un informe puede darse a compañeros específicos o roles personalizados.
Cuando a un rol se le asigna un nivel de acceso a un informe, todos los compañeros con ese rol recibirán automáticamente ese acceso. Además, cualquier nuevo compañero agregado a ese rol obtendrá acceso automáticamente.
Acceso al espacio de trabajo
También puedes cambiar el nivel de acceso predeterminado a un informe para todo tu espacio de trabajo:
Con tu espacio de trabajo seleccionado: Cualquier persona en tu espacio con permisos de informes podrá ver este informe y puedes ajustar el nivel de acceso para todo el espacio.
Con "Restringido" seleccionado: Solo los "Compañeros con acceso" podrán ver tu informe. Si no se da acceso a ningún compañero, solo tú podrás verlo.
Una vez que hayas terminado de actualizar el acceso a tu informe, haz clic en Confirmar para guardar los cambios. Si un informe se comparte con compañeros, ellos recibirán una notificación por correo electrónico.
Nota:
En caso de conflicto entre permisos del espacio y acceso al informe, siempre prevalecerá la opción más restrictiva. Por ejemplo, si un compañero tiene permiso de "Puede crear y editar informes" en tu espacio, pero acceso "Solo ver" a un informe específico, se aplicará la restricción de solo ver para ese informe.
Cuando agregas un informe a una carpeta del espacio de trabajo, solo los compañeros con acceso a ese informe lo verán en la navegación de informes.
El creador del informe será el propietario designado que no puede ser removido. Si este compañero es eliminado del espacio, se debe asignar un nuevo propietario durante el proceso de eliminación.
Preguntas frecuentes
¿Por qué hay varios compañeros listados en la sección de compartir de mi informe?
Si ves compañeros en la sección de compartir de tus informes existentes, es porque antes tenían acceso a esos informes mediante permisos del espacio de trabajo. En la actualización reciente, esos permisos se migraron al nivel individual del informe para mantener los derechos de acceso y permitir colaboración sin interrupciones.
¿Cómo solicito acceso a un informe?
Actualmente no se pueden solicitar accesos a informes desde tu espacio de trabajo. Si necesitas cambiar tu nivel de acceso, contacta directamente al propietario del informe. Verás una lista de compañeros con acceso para compartir en cada informe.
Compartí un informe con mi compañero, pero aún no puede verlo. ¿Qué puede estar mal?
Hay varias razones por las que tu compañero podría no ver el informe compartido:
Confirmación de acción: Asegúrate de hacer clic en Confirmar en la esquina inferior derecha después de cambiar el acceso. Si omites este paso, la acción de compartir no se guardará y tu compañero no tendrá acceso.
Restricciones de permisos del espacio: Si tu compañero no tiene los permisos necesarios para ver informes, no podrá acceder al informe compartido. Esto se indicará con un icono de error junto a su nombre al intentar compartir. Asegúrate de que tenga los permisos correctos habilitados.
¿Puedo compartir un informe con compañeros que no tienen asiento en nuestro espacio de trabajo?
Los informes solo pueden compartirse internamente con compañeros que tengan un asiento en el espacio. Para acceder a un informe, un compañero debe tener un asiento asignado (puede ser un asiento lite).
¿Por qué una de mis carpetas de navegación personalizadas del espacio está completamente vacía?
Si una carpeta aparece vacía, puede ser porque ya no tienes acceso a los informes que contenía. Los informes solo permanecen visibles en tus carpetas mientras tengas acceso. Si se revocan tus permisos, dejarán de aparecer en la lista y en las carpetas donde estaban.
No puedo acceder a un informe, ¿qué debo hacer?
Si tienes problemas para acceder a informes específicos:
Verifica que buscas el título correcto del informe.
Comprueba que tienes los permisos necesarios para ver el informe.
Solicita acceso a un compañero que pueda ver el informe pidiéndole que:
Haga clic en el botón "Compartir" en la parte superior del informe
Agregue tu nombre a la lista de compañeros con acceso.