Si vous discutez avec un lead prometteur ou un client de grande valeur, vous pouvez facilement l’inviter à réserver une réunion pendant la conversation.
L’application Google Calendar vous permet de partager votre disponibilité avec vos leads, afin qu’ils puissent rapidement réserver une réunion avec vous.
L’application affichera des créneaux horaires à partir de deux heures dans le futur.
Conseils :
Vous pouvez envoyer des invitations à des réunions via des conversations, chat ou messages postés, et bots ou workflows.
Vous n’utilisez pas Google Calendar ? Nous proposons également une application Outlook Calendar. 😉 En savoir plus ici.
Configuration
Tout d’abord, rendez-vous sur le app store et installez l’application Google Calendar :
Ensuite, sélectionnez un compte Google à connecter, et autorisez Intercom à accéder à votre calendrier.
Une fois connecté, vous pourrez définir vos horaires disponibles. Par défaut, votre disponibilité pour les réunions est fixée à « Jours de semaine, 9h-12h » et « 14h-17h ».
Il est facile d’ajouter ou de modifier votre disponibilité pour les jours de semaine, les week-ends ou des jours et heures spécifiques :
Si vous avez déjà des réunions programmées dans votre calendrier pendant vos heures disponibles, ces créneaux ne seront pas disponibles pour vos leads. Seuls vos créneaux disponibles apparaîtront pour les clients.
Vous pouvez également ajouter un lien de visioconférence et une description qui s’appliqueront à toutes vos invitations à des réunions. Si le champ « Votre lien de visioconférence » est laissé vide, un lien Google Meets sera généré.
Enfin, vous pouvez créer un lien de réunion personnalisé à partager avec les clients pendant que vous discutez avec eux :
Vous pouvez ajouter jusqu’à 255 caractères à la description de votre réunion. Si vous dépassez cette limite, vos paramètres ne seront pas enregistrés.
Vous pouvez également définir la durée de vos créneaux de réunion, en partageant un lien qui inclut une heure à la fin de l’URL :
La durée des créneaux de réunion peut aussi être configurée lors du partage de l’application dans une conversation, ou lors de l’envoi via un message ou un bot.
Réservez des réunions pendant les conversations
Une fois votre calendrier connecté, vous pourrez partager l’application pendant les conversations avec vos clients. Ouvrez simplement le menu de recherche rapide en appuyant sur Command+K et sélectionnez « Utiliser Google Calendar ».
Pour partager une invitation à une réunion, sélectionnez une équipe ou un coéquipier, puis choisissez la durée de la réunion et cliquez sur « Envoyer ».
Vos leads peuvent ensuite choisir parmi vos prochains créneaux disponibles dans Messenger :
Si vos leads cliquent sur « Plus d’heures », ils pourront choisir parmi la liste complète de vos créneaux disponibles dans le calendrier :
Une fois qu’ils ont choisi un créneau, vous recevrez tous les deux une notification de la réunion dans votre Google Calendar.
Votre lead devra confirmer la réservation en sélectionnant « Oui » à l’invitation dans Google Calendar.
Réservez des réunions avec des leads qualifiés
Si vous qualifiez des leads avec des automatisations simples, vous pouvez les inviter automatiquement à réserver des réunions avec votre équipe.
Pour configurer cela, allez dans Fin AI Agent > Simple automations > Qualify leads. Une fois que vous avez configuré les questions de qualification, créez une nouvelle règle de suivi pour vos leads qualifiés :
Ensuite, vous devrez décider quels types de leads qualifiés vous souhaitez inviter à réserver des réunions. Par exemple, vous pourriez vouloir réserver des réunions avec des leads dont la taille de l’entreprise est supérieure à 50 :
Vous pouvez en apprendre plus sur la définition des bonnes données de qualification pour votre entreprise ici.
Une fois que vous avez sélectionné les données qui déclencheront votre règle, cliquez sur « + Ajouter une action » :
Ensuite, choisissez « Envoyer un message bot et une application » :
Saisissez le message que vous souhaitez envoyer avec votre Google Calendar, puis cliquez sur « + Ajouter une application » :
Ensuite, choisissez l’application « Google Calendar » :
Vous pouvez choisir d’envoyer les invitations de manière équitable depuis les coéquipiers d’une inbox spécifique en utilisant le round robin, ou depuis un coéquipier spécifique :
Seuls les coéquipiers ayant connecté leur calendrier Google à Intercom apparaîtront dans cette liste.
Si vous choisissez une équipe spécifique par round robin, les invitations seront envoyées équitablement par les coéquipiers de cette équipe ayant connecté leur calendrier Google.
Pour vous assurer que la conversation est assignée à la même personne que l’invitation, vous devez d’abord ajouter une action de suivi pour assigner la conversation à la même équipe par round robin :
Envoyez l’application Google Calendar dans le chat ou les messages postés
Pour envoyer l’application Google Calendar dans les messages à vos clients, sélectionnez simplement « Insérer une application » lors de la composition de votre message, puis suivez les étapes ci-dessus :
Modifier votre disponibilité
Vous pouvez modifier votre disponibilité et révoquer l’accès à votre Google Calendar à tout moment dans vos paramètres de réunion.
Nous avons ajouté le concept standard de fuseau horaire GMT aux créneaux horaires disponibles tout au long du parcours client :
Fuseau horaire standard visible lors de l’envoi d’une invitation à une réunion.
Sur la page de confirmation.
Lorsque la réunion est réservée, le fuseau horaire standard est inclus dans les notes de la conversation.