Si vous discutez avec un lead prometteur ou un client de grande valeur, vous pouvez facilement l’inviter à réserver une réunion avec vous ou votre équipe.
L’application Calendrier Outlook vous permet de partager vos disponibilités avec vos leads, afin qu’ils puissent réserver une réunion avec vous.
Note :
L’application affichera des créneaux horaires à partir de deux heures dans le futur.
L’application Calendrier Outlook est disponible avec tout forfait payant incluant Inbox. Vous pouvez envoyer des invitations de réunion Calendrier Outlook via les conversations, le Qualify Leads Task Bot et les Custom Bots.
Vous n’utilisez pas Outlook ? Nous avons aussi une application Google Calendar. 😉 En savoir plus ici.
Configurer l’application Calendrier Outlook
Tout d’abord, allez sur le app store et installez l’application Calendrier Outlook :
Ensuite, sélectionnez un compte Microsoft à connecter, et autorisez Intercom à accéder à votre calendrier.
Une fois connecté, vous pourrez définir vos heures disponibles. Par défaut, vos disponibilités pour les réunions sont fixées à « jours de semaine, 10h-12h » et « 14h-17h ».
Il est facile d’ajouter ou de modifier vos disponibilités pour les jours de semaine, les week-ends ou des jours et heures spécifiques :
Note : L’application Calendrier Outlook n’affichera pas les créneaux déjà réservés dans votre calendrier. Seules vos heures disponibles seront affichées aux leads et clients.
Vous pouvez aussi ajouter un lien de visioconférence et une description qui s’appliqueront à toutes vos invitations de réunion :
Note : La description de votre réunion est limitée à 255 caractères. Si vous dépassez cette limite, vos paramètres ne seront pas enregistrés.
Enfin, vous pouvez créer une URL personnalisée à partager avec les leads avec qui vous discutez :
La durée par défaut des réunions est de 30 minutes. Vous pouvez aussi définir une durée différente en partageant un lien incluant une heure à la fin de l’URL :
Note : La durée des créneaux peut aussi être configurée lors du partage de l’application dans une conversation ou via un bot.
Réservez des réunions pendant les conversations
Une fois votre calendrier connecté, vous pourrez partager l’application pendant les conversations. Pendant une conversation, cliquez sur l’icône Raccourcis et sélectionnez « Utiliser Calendrier Outlook » :
Pour partager une invitation à une réunion :
Sélectionnez vous-même ou un coéquipier.
Choisissez une durée de réunion.
Cliquez sur « Envoyer »
Note : L’icône du calendrier n’apparaît dans Messenger que lorsque le propriétaire de la conversation a ajouté un lien de calendrier à son profil. Si un coéquipier a installé l’application Calendrier Outlook mais n’est pas le propriétaire de la conversation, l’icône du calendrier n’apparaîtra pas pour cette conversation. Pour que l’icône s’affiche, assurez-vous que le lien du calendrier est configuré sur le profil du coéquipier qui possède (est assigné à) la conversation.
Vos leads peuvent alors choisir parmi vos prochains créneaux disponibles dans Messenger :
Si vos leads cliquent sur « Plus d’heures », ils pourront choisir parmi la liste complète de vos créneaux disponibles cette semaine :
Une fois qu’ils ont choisi un créneau, vous recevrez tous les deux une notification de la réservation de la réunion.
Réservez automatiquement des réunions avec des leads qualifiés
Si vous qualifiez les leads entrants avec le Qualify Leads Task Bot, vous pouvez automatiquement les inviter à réserver des réunions avec votre équipe.
Pour configurer cela, allez dans Fin AI Agent > Automatisations simples > Qualify Leads.
Une fois vos données de qualification sélectionnées, ajoutez un suivi :
Note : L’application Calendrier Outlook peut être utilisée comme action de suivi dans la qualification simple et avancée.
Lors de la création de votre règle, vous devrez décider quels types de leads qualifiés vous souhaitez inviter à réserver des réunions. Par exemple, vous pourriez vouloir réserver des réunions avec des leads d’une région spécifique :
Note : Vous pouvez en apprendre plus sur la définition des bonnes données de qualification pour votre entreprise ici.
Une fois les données déclencheuses sélectionnées, cliquez sur Ajouter une action :
Ensuite, choisissez « Envoyer un message bot et une application » :
Puis, choisissez l’application « Calendrier Outlook » dans la liste Ajouter une application :
Vous pouvez choisir d’envoyer les invitations de réunion de manière équitable depuis les coéquipiers d’une inbox spécifique par round robin, ou depuis un coéquipier spécifique :
Si vous choisissez une équipe spécifique par round robin, le Qualify Leads Task Bot enverra les invitations de manière équitable depuis les coéquipiers de cette équipe qui ont leur Calendrier Outlook connecté à Intercom.
Si vous choisissez une équipe spécifique par round robin, les invitations seront envoyées de manière équitable depuis les coéquipiers de cette équipe qui ont leur Calendrier Outlook connecté.
Important : Pour garantir que la conversation soit assignée à la même personne que l’invitation, vous devez d’abord ajouter une action de suivi pour assigner la conversation à la même équipe par round robin.
Envoyez l’application Calendrier Outlook dans le chat ou les messages postés
Pour envoyer l’application Calendrier Outlook dans les messages à vos clients, sélectionnez simplement « Insérer une application » lors de la rédaction de votre message, puis suivez les étapes ci-dessus :
Important : Les réunions Outlook ne peuvent actuellement pas être envoyées par e-mail.
Modifier vos disponibilités
Vous pouvez modifier vos disponibilités et révoquer l’accès à votre Calendrier Outlook à tout moment dans vos paramètres de réunion.
Nous avons ajouté le concept standard de fuseau horaire GMT aux créneaux horaires disponibles tout au long du parcours client :
Fuseau horaire standard visible lors de l’envoi d’une invitation à une réunion.
Sur la page de confirmation.
Lorsque la réunion est réservée, le fuseau horaire standard est inclus dans les notes de la conversation.