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Löschen von Teammitgliedern und deren Daten

Verfasst von Thibault Candebat

Wenn jemand eingeladen wird, einem Intercom-Arbeitsbereich beizutreten, wird er zum Teammitglied, und Informationen zu diesem Teammitgliedskonto werden in unseren Datenbanken gespeichert.

Der Schutz Ihrer Rechte an Ihren Daten ist für unsere Mission bei Intercom entscheidend. Dieser Artikel führt Sie durch den Prozess der Anforderung zur Löschung von Teammitgliederdaten.

Anforderung zur Entfernung Ihrer Teammitgliederdaten

Um Ihre Teammitgliederdaten dauerhaft aus unseren Datenbanken entfernen zu lassen, müssen Sie zunächst Ihren Teammitglieder-Eintrag aus jedem Arbeitsbereich entfernen, dem Sie angehören. Jedes Teammitglied mit Zugriff auf die Seite "Teammates" in den Arbeitsbereichseinstellungen kann Teammitglieder entfernen.

Um ein Teammitglied zu entfernen, befolgen Sie diese Schritte:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitsbereich > Teammates.

  2. Klicken Sie neben dem Namen des Teammitglieds auf Bearbeiten.

  3. Wählen Sie Teammitglied entfernen.

  4. Weisen Sie bei Aufforderung die Gespräche des Teammitglieds einer anderen Person zu oder lassen Sie sie unzugewiesen. Alle zukünftigen Nachrichten, die an die Intercom-E-Mail des entfernten Teammitglieds gesendet werden, gehen in den Unassigned inbox.

Hinweis:

  • Wenn Sie zu mehreren Arbeitsbereichen hinzugefügt wurden, muss ein Teammitglied Sie aus jedem Arbeitsbereich einzeln entfernen.

  • Sie können sich nicht selbst entfernen oder Ihre eigenen Berechtigungen bearbeiten. Ein anderes Teammitglied mit den erforderlichen Berechtigungen muss diese Änderungen vornehmen.

  • In Test-Arbeitsbereichen erben Berechtigungen die Einstellungen des Hauptarbeitsbereichs, sodass Änderungen an den Berechtigungen der Teammitglieder im Hauptarbeitsbereich automatisch übernommen werden.

  • Entfernte Teammitglieder können nicht direkt wiederhergestellt werden. Um sie wieder einzusetzen, müssen Sie sie mit derselben E-Mail-Adresse erneut einladen. Zugewiesene Gespräche werden jedoch nicht an das ursprüngliche Teammitglied zurückgegeben.

Entfernung versus Löschung – was ist der Unterschied?

Wenn ein Teammitglied ein anderes Teammitglied aus einem Arbeitsbereich entfernt, bedeutet das:

  • Die Berechtigungen des entfernten Teammitglieds im Arbeitsbereich werden aufgehoben. - Es kann nicht mehr auf den Arbeitsbereich zugreifen.

  • Das Teammitglied erscheint nicht mehr in der Teammitgliederliste.

  • Nachrichten, Gespräche, Artikel und Zuweisungsregeln werden vom entfernten Teammitglied an ein von Ihnen gewähltes Teammitglied übertragen.

  • Gespräche/gesendete Nachrichten bleiben unverändert.

  • Entfernte Teammitglieder können durch erneute Einladung mit derselben E-Mail-Adresse wieder eingesetzt werden.

  • Die Neuzuweisung von Gesprächen ist ein obligatorischer Schritt vor der Entfernung eines Teammitglieds, um die Kundenkommunikation aufrechtzuerhalten.

  • Historische Nachrichten bleiben sichtbar, werden jedoch einem "gelöschten Benutzer" zugeordnet.

Wenn Sie jedoch die dauerhafte Löschung eines Teammitglieder-Eintrags anfordern, bedeutet das:

  • Alle Verweise auf das bestehende Teammitglied werden aus unseren Datenbanken entfernt, sobald die Löschung vollständig verarbeitet ist.

  • Gespräche und Nachrichten, die von diesem Teammitglied gesendet wurden, bleiben unverändert.

  • Die Löschung entfernt keine historischen Gesprächsdaten, Erwähnungen, Tags oder Makros.

Anforderung zur dauerhaften Löschung eines Teammitglieder-Eintrags

Wenn Sie möchten, dass Ihr eigener Teammitglieder-Eintrag gelöscht wird, stellen Sie sicher, dass Sie in keinem Arbeitsbereich mehr als Teammitglied enthalten sind. Sobald Ihr Teammitglieder-Eintrag aus allen Arbeitsbereichen entfernt wurde, werden Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen automatisch gelöscht.

Wenn Sie die dauerhafte Löschung der Daten eines anderen Teammitglieds (nicht Ihrer eigenen) beantragen, müssen Sie die E-Mail-Adresse und den admin_ID-Wert dieses Teammitglieds angeben. Stellen Sie sicher, dass Sie das Teammitglied zuerst aus Ihrem Arbeitsbereich entfernt haben. Sobald dies erledigt ist, wenden Sie sich an unser Team unter team@intercom.com.

Wichtig: Die endgültige Löschung ist dauerhaft, Sie können jedoch eine Löschanfrage innerhalb von 7 Tagen nach der Anfrage stornieren. Nach 7 Tagen wird das Teammitglied dauerhaft entfernt.

Wie wirkt sich das Löschen eines Teammitglieds auf Berichte aus?

Wie gelöschte Teammitglieder angezeigt werden

Wie der Name eines gelöschten Teammitglieds angezeigt wird, hängt davon ab, wo Sie ihn ansehen:

  • Benutzerdefinierte Berichte (Diagramme in der Benutzeroberfläche): Der ursprüngliche Name wird weiterhin angezeigt. "Ehemaliges Teammitglied" erscheint nur in seltenen Ausnahmefällen, wenn der zugrunde liegende Datensatz vollständig aus der Datenbank fehlt, was unter normalen Umständen nicht vorkommt.

  • CSV-Exporte: Gelöschte Teammitglieder werden als "Ehemaliges Teammitglied" angezeigt. Exporte prüfen, ob der Administrator noch aktiven Zugriff auf den Arbeitsbereich hat, nicht ob sein Datensatz existiert – daher unterscheidet sich das Verhalten von der Benutzeroberfläche.

  • Teammates-Filter/Dropdown: Gelöschte Teammitglieder erscheinen nicht mehr im Filter-Dropdown, da dort nur aktive Arbeitsbereichsmitglieder gelistet sind. Daten, die ihnen zugeordnet sind, erscheinen jedoch weiterhin unter ihrem ursprünglichen Namen, wenn nach Teammitglied gruppiert wird.

Wichtige Punkte beim Löschen eines Teammitglieds

  • Die Gespräche bleiben in den Berichten erhalten.

  • Metriken für gelöschte Teammitglieder werden aus dem Team inbox performance-Bericht entfernt.

    Hinweis: Gelöschte Teammitglieder erscheinen weiterhin im Tab Teammate Performance des Team inbox performance-Berichts mit ihren historischen Daten – dies ist so vorgesehen, um genaue historische Aufzeichnungen zu bewahren. Sie werden jedoch aus den Teammitglieder-Filter-Dropdowns entfernt (da Filter nur aktive Arbeitsbereichsmitglieder anzeigen), sodass Sie keinen Filter verwenden können, um ihre Daten zu isolieren. Ihre Zeilen bleiben in der Tabelle mit den während ihrer aktiven Zeit gesammelten Statistiken sichtbar; für alle Zeiträume nach ihrer Löschung zeigen sie Null an.

  • Der aktuelle Zuständige wird für alle ihnen zugewiesenen Gespräche aktualisiert.

  • Da Teammate assigned widerspiegelt, wer aktuell zugewiesen ist (nicht der ursprüngliche Zuständige), ändern sich die Metriken des neu zugewiesenen Teammitglieds beim Filtern, Anzeigen oder Segmentieren nach Teammate assigned. Dies gilt für Ansicht nach und Segmentierung nach in Benutzerdefinierten Berichten.

Berichte, bei denen sich die Metriken nicht ändern:

Berichte, bei denen sich die Metriken ändern:

Bei weiteren Fragen kontaktieren Sie uns im Messenger oder sehen Sie, wie Sie uns bei Datenanfragen kontaktieren können.

FAQs

Gilt die 7-tägige Karenzzeit zur Freigabe einer E-Mail-Adresse auch für Teammitgliedskonten?

Nein, die 7-tägige Karenzzeit zur Freigabe einer E-Mail-Adresse zur Wiederverwendung gilt nur für Kontakte, nicht für Teammitglieds- (Admin-)Konten. Wenn ein Teammitglied aus einem Arbeitsbereich entfernt wird, existiert sein Teammitglieder-Eintrag weiterhin und behält seine E-Mail-Adresse unbegrenzt – es gibt keine zeitliche Begrenzung, nach der die E-Mail-Adresse automatisch wieder verfügbar wird. Die API-Schritte zur Freigabe der E-Mail eines Kontakts (Aktualisierung der Kontakt-E-Mail über die API, dann Löschen des Eintrags) gelten nur für Kontakte und nicht für Teammitglieder.

Wie gebe ich die E-Mail-Adresse eines gelöschten Teammitglieds frei, damit sie wiederverwendet werden kann?

Um die E-Mail-Adresse eines gelöschten Teammitglieds freizugeben, stellen Sie sicher, dass das Teammitglied aus jedem Arbeitsbereich entfernt wurde, dem es angehört, und wenden Sie sich dann an Intercom unter team@intercom.com, um die dauerhafte Löschung des Teammitglieder-Eintrags zu beantragen, wie im Abschnitt "Anforderung zur dauerhaften Löschung eines Teammitglieder-Eintrags" oben beschrieben. Die E-Mail-Adresse wird erst nach der endgültigen Löschung durch Intercom wieder zur Wiederverwendung verfügbar – dies kann nicht allein von einem Arbeitsbereichsadministrator durchgeführt werden.

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