Usa este artículo para aprender cómo aplicar macros en el Inbox — en conversaciones, notas internas, nuevos tickets y en varias conversaciones a la vez. Para crear o gestionar macros, consulta Crear y gestionar macros.
Las macros te permiten agrupar contenido común de mensajes y acciones — como etiquetar, asignar, posponer o cerrar — y aplicarlas con un solo clic.
Nota: Aplicar macros requiere el permiso Can use personal macros o Can manage shared macros. Contacta al administrador de tu espacio de trabajo si las macros no son visibles en el compositor.
Cómo aplicar una macro a una conversación
Para aplicar una macro a una conversación:
Abre una conversación en el Inbox.
En el compositor de respuestas, haz clic en el ícono de macros, escribe
\, o escribe#seguido de cualquier palabra del nombre de la macro.
Selecciona tu macro de la lista (o presiona
Enter). El mensaje se inserta en el compositor — edítalo para personalizar antes de enviar.
Revisa las acciones en cola de la macro que se muestran debajo del compositor.
Edítalas si es necesario — por ejemplo, cambia la etiqueta, reasigna a otro equipo o elimina una acción.
Haz clic en Enviar o presiona
⌘/CtrlEnter. Las acciones de la macro se ejecutan automáticamente y se registran en la línea de tiempo de la conversación.
Nota:
Las macros que aparecen en el selector dependen del compositor en el que estés. Las macros creadas para "Reply" solo aparecen en el compositor de respuestas, las creadas para "Notes" solo aparecen en el compositor de notas, y las creadas para "Starting conversations" solo aparecen al iniciar una nueva conversación. Si una macro no aparece, verifica que su configuración Available when coincida con el compositor que estás usando.
Si tienes contenido existente en el compositor, el contenido de las macros se añadirá en la posición del cursor.
Cuando múltiples acciones están incluidas en una sola macro, los Eventos de Conversación mostrados en la interfaz pueden aparecer en un orden diferente debido a reglas de prioridad en el código. Sin embargo, esto no afecta el orden real de ejecución, que siempre sigue la secuencia definida en la macro.
Consejo: También puedes seleccionar el ícono de macro para fijarlo al compositor.
Cómo aplicar una macro al crear un ticket
Las macros son combinaciones guardadas de contenido de mensajes y acciones del inbox. Puedes aplicar una macro directamente en la pantalla de creación de tickets — antes de enviar el ticket — para que tu primera respuesta y cualquier acción del inbox estén listas desde el momento en que se crea el ticket. Esta función está disponible en todos los planes que incluyen Tickets.
Para aplicar una macro al crear un ticket:
Abre la pantalla de creación de tickets desde el Inbox.
Selecciona el cliente para el que es el ticket.
En el panel de Reply o Note, haz clic en el ícono de macros, escribe
\, o escribe#seguido de cualquier palabra del nombre de la macro.
Selecciona tu macro de la lista. El mensaje se inserta en el panel activo y las acciones de la macro aparecen debajo del compositor, listas para ejecutarse.
Envía el ticket. El mensaje se envía como la primera respuesta y todas las acciones se ejecutan automáticamente. El nuevo ticket se abre mostrando toda la línea de tiempo de la conversación.
Nota: El contenido de la macro se personaliza según el cliente que has seleccionado en el ticket. Si cambias el cliente seleccionado, la próxima macro que apliques se personalizará para el nuevo destinatario. Asegúrate de haber seleccionado un cliente antes de aplicar una macro — la personalización no se resolverá si no hay cliente seleccionado.
Cómo aplicar múltiples macros
Cuando se trata de una situación más específica, puedes aplicar una combinación de macros.
Por ejemplo: Necesitas pasar una conversación a tu equipo de ventas, pero están fuera por el fin de semana. Podrías usar una macro para el mensaje de asignación y otra para establecer expectativas y posponer la conversación hasta el lunes:
Si hay acciones conflictivas como asignaciones a diferentes equipos, la acción añadida más recientemente (mostrada en rojo) no ocurrirá. Para elegir manualmente una acción, simplemente elimina los conflictos:
Nota:
Si tienes una acción de Close o Snooze , estos botones se eliminarán del compositor y serán manejados por la macro.
Todas las acciones de la macro se registrarán como partes en la conversación.
Después de hacer cambios en las acciones o el contenido, haz clic en Enviar y deja que la macro se encargue del resto.
Cómo usar macros en notas internas
Las macros también se pueden aplicar a notas internas y funcionan igual que cuando las usas en una respuesta.
Consejo: Esto es especialmente útil para situaciones como escalar una conversación a otro equipo.
Cómo aplicar una macro a múltiples conversaciones
Para realizar las mismas acciones o enviar la misma respuesta a múltiples conversaciones a la vez, solo selecciona las conversaciones en tu lista de Inbox y haz clic en el ícono de Edit.
Aquí, puedes elegir entre macros existentes o crear tu respuesta y acciones manualmente. Luego presiona ⌘/Ctrl Enter para Enviar. Cualquier contenido de respuesta se enviará y las acciones se aplicarán a todas las conversaciones seleccionadas.
Esto es más efectivo cuando respondes muchas conversaciones sobre el mismo tema o estableces expectativas de respuesta debido a un evento externo, como una interrupción.
Macros en la aplicación Intercom Conversations
Actualmente no es posible aplicar acciones con macros en nuestras aplicaciones móviles.
Si envías una macro con contenido y acciones, solo se insertará el contenido.
Las macros que solo son acciones (sin contenido) no estarán disponibles en la lista de macros.
Macros en conversaciones de Facebook, WhatsApp e Instagram
Si usas nuestras aplicaciones de Facebook, WhatsApp o Instagram, puedes enviar macros en conversaciones iniciadas desde redes sociales, con algunas limitaciones:
Las imágenes y GIFs serán eliminados.
Los enlaces se presentarán entre paréntesis.
Los puntos de viñeta se convertirán en guiones o números.
El formato como encabezados, negritas o cursivas será eliminado.
Nota: El envío de GIFs mediante macros no está oficialmente soportado para Instagram. La integración elimina imágenes y GIFs de las macros antes de enviarlas a las redes sociales.