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Excluindo colegas de equipe e seus dados

Escrito por Thibault Candebat

Quando alguém é convidado para participar de um workspace Intercom, essa pessoa se torna um colega de equipe, e as informações relacionadas a essa conta de colega de equipe são armazenadas em nossos bancos de dados.

Proteger seus direitos sobre seus dados é fundamental para nossa missão na Intercom. Este artigo irá guiá-lo pelo processo de solicitação para excluir dados de colegas de equipe.

Solicitar remoção dos seus dados de colega de equipe

Para que seus dados de colega de equipe sejam removidos permanentemente dos nossos bancos de dados, você precisará primeiro ter seu registro de colega de equipe removido de todos os workspaces dos quais você faz parte. Qualquer colega de equipe com acesso à página de Colegas de equipe nas configurações do workspace pode remover colegas de equipe.

Para remover um colega de equipe, siga estes passos:

  1. Navegue até Configurações > Workspace > Colegas de equipe.

  2. Clique em Editar ao lado do nome do colega de equipe.

  3. Selecione Remover colega de equipe.

  4. Quando solicitado, reatribua as conversas do colega de equipe para outra pessoa ou deixe-as sem atribuição. Quaisquer mensagens futuras enviadas para o e-mail Intercom do colega removido irão para a inbox Não atribuída.

Nota:

  • Se você foi adicionado a múltiplos workspaces, será necessário que um colega de equipe o remova de cada workspace individualmente.

  • Você não pode se remover diretamente nem editar suas próprias permissões. Outro colega de equipe com as permissões necessárias deve realizar essas alterações.

  • Em workspaces de teste, as permissões herdam as configurações do workspace principal, então alterações nas permissões dos colegas de equipe no workspace principal serão aplicadas automaticamente.

  • Colegas de equipe removidos não podem ser restaurados diretamente. Para reintegrá-los, você deve reenviá-los o convite usando o mesmo endereço de e-mail. No entanto, conversas reatribuídas não voltarão para o colega original.

Remoção versus exclusão, qual a diferença?

Quando um colega de equipe remove outro colega de equipe de um workspace, isso significa que:

  • As permissões do colega removido no workspace são canceladas. - Ele não poderá mais acessar o workspace.

  • O colega não aparecerá mais na lista de colegas de equipe.

  • Mensagens, conversas, artigos e regras de atribuição são reatribuídos do colega removido para um colega de equipe de sua escolha.

  • Conversas/mensagens enviadas permanecerão inalteradas.

  • Colegas removidos podem ser reintegrados convidando-os novamente com o mesmo e-mail.

  • Reatribuir conversas é um passo obrigatório antes de remover um colega para manter a comunicação com o cliente.

  • Mensagens históricas permanecem visíveis, mas são atribuídas a um "usuário excluído."

No entanto, quando você solicita a exclusão permanente de um registro de colega de equipe, isso significa que:

  • Todas as referências ao colega existente serão removidas dos nossos bancos de dados assim que a exclusão for totalmente processada.

  • Conversas e mensagens enviadas por esse colega permanecerão inalteradas.

  • A exclusão não remove dados históricos de conversas, menções, tags ou macros.

Solicitar exclusão permanente de um registro de colega de equipe

Se você deseja que seu próprio registro de colega de equipe seja excluído, certifique-se de que você não está mais incluído como colega de equipe em nenhum workspace. Uma vez que seu registro de colega de equipe tenha sido removido de todos os workspaces, seus dados serão automaticamente excluídos em até 30 dias.

Se você está solicitando a exclusão permanente dos dados de outro colega de equipe (não o seu), será necessário fornecer o endereço de e-mail e o valor admin_ID desse colega. Certifique-se de ter removido o colega do seu workspace primeiro. Depois disso, entre em contato com nossa equipe pelo e-mail team@intercom.com.

Importante: A exclusão definitiva é permanente, porém você pode cancelar uma solicitação de exclusão dentro de 7 dias após pedir para excluirmos o colega. Após 7 dias, o colega é removido permanentemente.

Como a exclusão de um colega de equipe afeta os relatórios?

Como colegas excluídos aparecem

A forma como o nome de um colega excluído aparece depende de onde você está olhando:

  • Relatórios personalizados (gráficos na interface): O nome original continua aparecendo. "Ex-colega de equipe" só aparece no raro caso em que o registro subjacente está completamente ausente do banco de dados, o que não ocorre em circunstâncias normais.

  • Exportações CSV: Colegas excluídos aparecem como "Ex-colega de equipe". As exportações verificam se o administrador ainda tem acesso ativo ao workspace, e não se o registro dele existe — por isso o comportamento difere da interface.

  • Filtros/dropdown de colegas de equipe: Colegas excluídos não aparecem mais no filtro dropdown, pois ele lista apenas membros ativos do workspace. No entanto, dados atribuídos a eles ainda aparecem sob o nome original quando agrupados por colega de equipe.

Pontos principais quando um colega é excluído

  • As conversas permanecem nos relatórios.

  • Métricas para colegas excluídos são removidas do relatório de Desempenho da inbox da equipe.

    Nota: Colegas excluídos continuam aparecendo na aba Desempenho do colega de equipe do relatório de desempenho da inbox da equipe com seus dados históricos intactos — isso é intencional para preservar registros históricos precisos. No entanto, eles são removidos dos filtros de colegas (já que os filtros mostram apenas membros ativos do workspace), então você não pode usar um filtro para isolar os dados deles. As linhas deles permanecem visíveis na tabela com as estatísticas acumuladas enquanto estavam ativos; mostrarão zero para qualquer período métrico após a exclusão.

  • O responsável atual é atualizado em todas as conversas atribuídas a ele.

  • Como Colega de equipe atribuído reflete quem está atualmente atribuído (não o responsável original), as métricas do colega recém-atribuído mudarão ao filtrar, visualizar ou segmentar por Colega de equipe atribuído. Isso se aplica a Visualizar por e Segmentar por em Relatórios personalizados.

Relatórios onde as métricas não mudam:

Relatórios onde as métricas mudam:

Para mais perguntas, entre em contato conosco pelo Messenger, ou veja como nos contatar com dúvidas sobre dados.

Perguntas frequentes

O período de carência de 7 dias para liberar um endereço de e-mail se aplica a contas de colegas de equipe?

Não, o período de carência de 7 dias para liberar um endereço de e-mail para reutilização se aplica apenas a contatos, não a contas de colegas de equipe (administradores). Quando um colega de equipe é removido de um workspace, seu registro de colega ainda existe e continua a manter seu endereço de e-mail indefinidamente — não há expiração baseada em tempo após a qual o e-mail fica disponível novamente por conta própria. Os passos da API usados para liberar o e-mail de um contato (atualizar o e-mail do contato via API, depois excluir o registro) são específicos para contatos e não se aplicam a colegas de equipe.

Como libero o endereço de e-mail de um colega de equipe excluído para que ele possa ser reutilizado?

Para liberar o endereço de e-mail de um colega de equipe excluído, certifique-se de que o colega foi removido de todos os workspaces aos quais pertence, depois entre em contato com a Intercom pelo e-mail team@intercom.com para solicitar a exclusão permanente do registro do colega, conforme descrito na seção "Solicitar exclusão permanente de um registro de colega de equipe" acima. O e-mail só fica disponível para reutilização quando a Intercom exclui permanentemente a conta — isso não pode ser feito apenas por um administrador do workspace.

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