Se você está conversando com um lead promissor ou um cliente de alto valor, pode convidá-lo facilmente para agendar uma reunião com você ou sua equipe.
O aplicativo Outlook Calendar permite que você compartilhe sua disponibilidade com seus leads, para que eles possam agendar uma reunião com você.
Nota:
O aplicativo mostrará horários disponíveis a partir de duas horas no futuro.
O aplicativo Outlook Calendar está disponível em qualquer plano pago com Inbox. Você pode enviar convites para reuniões do Outlook Calendar via conversas, Qualify Leads Task Bot e Custom Bots.
Não usa Outlook? Também temos um aplicativo Google Calendar. 😉 Leia mais sobre ele aqui.
Configure o aplicativo Outlook Calendar
Primeiro, vá para a loja de aplicativos e instale o aplicativo Outlook Calendar:
Em seguida, selecione uma conta Microsoft para conectar e permita que o Intercom acesse seu calendário.
Uma vez conectado, você poderá definir seus horários disponíveis. Por padrão, sua disponibilidade para reuniões está definida como ‘Dias úteis, 10h-12h’ e ‘14h-17h’.
É fácil adicionar ou alterar sua disponibilidade para dias úteis, fins de semana ou dias e horários específicos:
Nota: O aplicativo Outlook Calendar não mostrará horários de reuniões que já foram agendados no seu calendário. Apenas seus horários disponíveis serão exibidos para leads e clientes.
Você também pode adicionar um link de videoconferência e uma descrição que será aplicada a todos os seus convites para reuniões:
Nota: Sua descrição da reunião tem um limite de 255 caracteres. Se você ultrapassar esse limite, suas configurações não serão salvas.
Por fim, você pode criar uma URL personalizada para compartilhar com os leads com quem está conversando:
A duração padrão da reunião é de 30 minutos. Você também pode definir uma duração diferente compartilhando um link que inclui um horário no final da URL:
Nota: O comprimento do horário da reunião também pode ser configurado ao compartilhar o aplicativo em uma conversa ou enviando via bot.
Agende reuniões durante conversas
Uma vez que seu calendário esteja conectado, você poderá compartilhar o aplicativo durante conversas. Enquanto estiver em uma conversa, clique no ícone de Atalhos e selecione 'Usar Outlook Calendar':
Para compartilhar um convite para reunião:
Selecione você mesmo ou um colega de equipe.
Escolha a duração da reunião.
Clique em "Enviar"
Nota: O ícone do calendário só aparece no Messenger quando o proprietário da conversa tem um link de calendário adicionado ao seu perfil. Se um colega de equipe tiver o aplicativo Outlook Calendar instalado, mas não for o proprietário da conversa, o ícone do calendário não aparecerá para essa conversa. Para garantir que o ícone seja exibido, certifique-se de que o link do calendário esteja configurado no perfil do colega de equipe que é o proprietário (está designado) da conversa.
Seus leads podem então selecionar entre seus próximos horários disponíveis no Messenger:
Se seus leads clicarem em ‘Mais horários’, eles poderão escolher entre sua lista completa de horários disponíveis no calendário daquela semana:
Uma vez que eles escolham um horário, vocês dois receberão uma notificação da reserva da reunião.
Agende reuniões automaticamente com leads qualificados
Se você qualifica leads inbound com o Qualify Leads Task Bot, pode convidá-los automaticamente para agendar reuniões com sua equipe.
Para configurar isso, vá para Fin AI Agent > Simple automations > Qualify Leads.
Depois de selecionar seus dados de qualificação, adicione um acompanhamento:
Nota: O aplicativo Outlook Calendar pode ser usado como uma ação de acompanhamento tanto na Qualificação Simples quanto na Qualificação Avançada.
Ao criar sua regra, você precisará decidir quais tipos de leads qualificados gostaria de convidar para agendar reuniões. Por exemplo, você pode querer agendar reuniões com leads de uma região específica:
Nota: Você pode aprender mais sobre definir os dados de qualificação corretos para seu negócio aqui.
Depois de selecionar os dados que irão acionar sua regra, clique em Adicionar ação:
Então, escolha ‘Enviar mensagem do bot e um aplicativo’:
Então, escolha o aplicativo ‘Outlook Calendar’ na lista Adicionar um aplicativo:
Você pode escolher enviar convites para reuniões de forma equilibrada entre colegas de equipe em uma inbox específica por round robin, ou de um colega de equipe específico:
Se você escolher uma equipe específica por round robin, o Qualify Leads Task Bot enviará convites de forma equilibrada entre os colegas de equipe dessa equipe que têm seu Outlook Calendar conectado ao Intercom.
Se você escolher uma equipe específica por round robin, os convites serão enviados de forma equilibrada entre os colegas de equipe dessa equipe que têm seu Outlook Calendar conectado.
Importante: Para garantir que a conversa seja atribuída à mesma pessoa que o convite, você deve primeiro adicionar uma ação de acompanhamento para atribuir a conversa à mesma equipe por round robin.
Envie o aplicativo Outlook Calendar em mensagens de chat ou postadas
Para enviar o aplicativo Outlook Calendar em mensagens para seus clientes, basta selecionar ‘Inserir aplicativo’ ao compor sua mensagem e seguir os passos listados acima:
Importante: Reuniões do Outlook atualmente não podem ser enviadas por e-mails.
Alterando sua disponibilidade
Você pode alterar sua disponibilidade e revogar o acesso ao seu Outlook Calendar a qualquer momento em suas configurações de reunião.
Adicionamos o conceito padrão de fuso horário GMT aos horários disponíveis durante toda a jornada do cliente:
Fuso horário padrão visível ao enviar convite para reunião.
Na página de confirmação.
Quando a reunião é agendada, o fuso horário padrão é incluído nas notas da conversa