Verwenden Sie diesen Artikel, um zu lernen, wie Sie macros im Inbox anwenden – in Gesprächen, internen Notizen, neuen tickets und über mehrere Gespräche gleichzeitig. Zum Erstellen oder Verwalten von macros siehe Creating and managing macros.
Macros ermöglichen es Ihnen, häufig verwendete Nachrichteninhalte und Aktionen – wie Tagging, Zuweisung, Snoozing oder Schließen – zu gruppieren und mit einem Klick anzuwenden.
Hinweis: Für die Anwendung von macros ist die Berechtigung Can use personal macros oder Can manage shared macros erforderlich. Wenden Sie sich an Ihren Workspace-Administrator, wenn macros im Composer nicht sichtbar sind.
So wenden Sie ein macro auf ein Gespräch an
So wenden Sie ein macro auf ein Gespräch an:
Öffnen Sie ein Gespräch im Inbox.
Klicken Sie im Antwort-Composer auf das macros-Symbol, geben Sie
\ein oder tippen Sie#gefolgt von einem beliebigen Wort aus dem Namen des macros.
Wählen Sie Ihr macro aus der Liste aus (oder drücken Sie
Enter). Die Nachricht wird in den Composer eingefügt – bearbeiten Sie sie, um sie vor dem Senden zu personalisieren.
Überprüfen Sie die unten im Composer angezeigten, in der Warteschlange stehenden Aktionen des macros.
Bearbeiten Sie sie bei Bedarf – zum Beispiel das Tag ändern, einer anderen Gruppe zuweisen oder eine Aktion entfernen.
Klicken Sie auf Senden oder drücken Sie
⌘/CtrlEnter. Die Aktionen des macros werden automatisch ausgeführt und in der Gesprächsübersicht protokolliert.
Hinweis:
Die macros, die im Auswahlfenster erscheinen, hängen davon ab, in welchem Composer Sie sich befinden. Für „Reply“ erstellte macros erscheinen nur im Antwort-Composer, für „Notes“ erstellte macros nur im Notiz-Composer, und für „Starting conversations“ erstellte macros nur beim Starten eines neuen Gesprächs. Wenn ein macro nicht angezeigt wird, überprüfen Sie, ob die Einstellung Available when zum verwendeten Composer passt.
Wenn Sie bereits Inhalte im Composer haben, werden die Inhalte des macros an der Cursorposition angehängt.
Wenn mehrere Aktionen in einem einzigen macro enthalten sind, können die in der UI angezeigten Conversation Events aufgrund von Prioritätsregeln im Code in einer anderen Reihenfolge erscheinen. Dies beeinflusst jedoch nicht die tatsächliche Ausführungsreihenfolge, die immer der im macro definierten Reihenfolge folgt.
Tipp: Sie können auch das macros-Symbol auswählen, um es im Composer anzuheften.
So wenden Sie ein macro beim Erstellen eines ticket an
Macros sind gespeicherte Kombinationen aus Nachrichteninhalt und inbox-Aktionen. Sie können ein macro direkt auf dem ticket-Erstellungsbildschirm anwenden – bevor das ticket eingereicht wird – sodass Ihre erste Antwort und alle inbox-Aktionen ab dem Moment der Erstellung des tickets bereitstehen. Diese Funktion ist in allen Plänen verfügbar, die Tickets enthalten.
So wenden Sie ein macro beim Erstellen eines ticket an:
Öffnen Sie den ticket-Erstellungsbildschirm aus dem Inbox.
Wählen Sie den Kunden aus, für den das ticket bestimmt ist.
Klicken Sie im Reply- oder Note-Bereich auf das macros-Symbol, geben Sie
\ein oder tippen Sie#gefolgt von einem beliebigen Wort aus dem Namen des macros.
Wählen Sie Ihr macro aus der Liste aus. Die Nachricht wird in den aktiven Bereich eingefügt und die Aktionen des macros erscheinen unter dem Composer, bereit zur Ausführung.
Reichen Sie das ticket ein. Die Nachricht wird als erste Antwort gesendet und alle Aktionen werden automatisch ausgeführt. Das neue ticket öffnet sich und zeigt die vollständige Gesprächsübersicht.
Hinweis: Der Inhalt des macros wird auf den ausgewählten Kunden im ticket personalisiert. Wenn Sie den ausgewählten Kunden wechseln, wird das nächste angewendete macro für den neuen Empfänger personalisiert. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Kunden ausgewählt haben, bevor Sie ein macro anwenden – die Personalisierung funktioniert nicht, wenn kein Kunde ausgewählt ist.
So wenden Sie mehrere macros an
Wenn Sie mit einer spezifischeren Situation umgehen, können Sie eine Kombination von macros anwenden.
Zum Beispiel: Sie müssen ein Gespräch an Ihr Vertriebsteam weiterleiten, aber sie sind am Wochenende nicht erreichbar. Sie könnten ein macro für die Zuweisungsnachricht und eines, um Erwartungen zu setzen und das Gespräch bis Montag zu snoozen, verwenden:
Wenn es widersprüchliche Aktionen wie Zuweisungen an verschiedene Teams gibt, wird die zuletzt hinzugefügte Aktion (rot markiert) nicht ausgeführt. Um eine Aktion manuell auszuwählen, entfernen Sie einfach alle Konflikte:
Hinweis:
Wenn Sie eine Close- oder Snooze-Aktion haben, werden diese Schaltflächen aus dem Composer entfernt und vom macro übernommen.
Alle Aktionen des macros werden als Teile im Gespräch protokolliert.
Nachdem Sie Änderungen an den Aktionen oder Inhalten vorgenommen haben, klicken Sie auf Senden und lassen das macro den Rest erledigen.
So verwenden Sie macros in internen Notizen
Macros können auch in internen Notizen angewendet werden und funktionieren genauso wie bei der Verwendung in einer Antwort.
Tipp: Dies ist besonders hilfreich für Situationen wie das Weiterleiten eines Gesprächs an ein anderes Team.
So wenden Sie ein macro auf mehrere Gespräche an
Um dieselben Aktionen auszuführen oder dieselbe Antwort an mehrere Gespräche gleichzeitig zu senden, wählen Sie einfach die Gespräche in Ihrer Inbox-Liste aus und klicken Sie auf das Edit-Symbol.
Hier können Sie aus vorhandenen macros wählen oder Ihre Antwort und Aktionen manuell erstellen. Drücken Sie dann ⌘/Ctrl Enter , um Senden. Jeglicher Antwortinhalt wird gesendet und Aktionen auf alle ausgewählten Gespräche angewendet.
Dies ist am effektivsten, wenn viele Gespräche zum gleichen Thema beantwortet werden oder Antwort-Erwartungen aufgrund eines externen Ereignisses, wie eines Ausfalls, gesetzt werden.
Macros in der Intercom Conversations App
Es ist derzeit nicht möglich, Aktionen mit macros in unseren mobilen Apps anzuwenden.
Wenn Sie ein macro mit Inhalt und Aktionen senden, wird nur der Inhalt eingefügt.
Macros, die nur Aktionen enthalten (kein Inhalt), sind in der macros-Liste nicht verfügbar.
Macros in Facebook-, WhatsApp- und Instagram-Gesprächen
Wenn Sie unsere Facebook-, WhatsApp- oder Instagram-Apps verwenden, können Sie macros in Gesprächen senden, die von sozialen Medien gestartet wurden, mit einigen Einschränkungen:
Bilder und GIFs werden entfernt.
Links werden in Klammern dargestellt.
Aufzählungspunkte werden zu Bindestrichen oder Zahlen.
Formatierungen wie Überschriften, Fett- oder Kursivschrift werden entfernt.
Hinweis: Das Senden von GIFs per macro wird für Instagram nicht offiziell unterstützt. Die Integration entfernt Bilder und GIFs aus macros, bevor sie an soziale Kanäle gesendet werden.